01 — Situasinya
Pengadaan yang harus bisa dipertanggungjawabkan.
Klien kami perusahaan milik negara di bidang konstruksi. Pengadaan di lingkungan seperti ini tidak berhenti pada memilih penyedia termurah — setiap langkahnya harus bisa ditunjukkan kembali kalau diperiksa.
Prosesnya panjang: rencana pengadaan, pengumuman, penawaran dari penyedia, evaluasi, penetapan, kontrak, lalu adendum kalau ada perubahan. Tiap tahap punya orang yang berhak menyetujui, dan urutannya tidak boleh dilompati.
02 — Masalahnya
Tiga jenis pengguna yang tidak boleh saling melihat.
Ada tiga pihak dengan kepentingan berbeda, dan sebagian informasi tidak boleh menyeberang di antara mereka:
- Pegawai internal — menyusun rencana, mengevaluasi, dan menyetujui sesuai jenjangnya.
- Penyedia dari luar — memasukkan penawaran, dan tidak boleh melihat penawaran penyedia lain.
- Pimpinan di lapangan — perlu menyetujui dari ponsel, bukan dari meja.
03 — Yang kami lakukan
Memisahkan pintunya, bukan hanya menyembunyikan tombolnya.
Empat keputusan.
- 01
Tiga aplikasi terpisah, bukan satu aplikasi dengan tiga peran
Pegawai, penyedia, dan pengguna ponsel masuk lewat aplikasi yang berbeda. Menyembunyikan menu berdasarkan peran di dalam satu aplikasi itu rapuh — cukup satu kekeliruan pengaturan dan penyedia bisa melihat halaman internal. Pintunya memang dipisah sejak awal.
- 02
Jenjang persetujuan diatur dari data, bukan ditulis di kode
Struktur organisasi berubah: orang berpindah, jabatan bertambah. Kalau jenjang persetujuan ditulis di dalam kode, setiap mutasi berarti pengembangan ulang. Jadi jenjangnya disimpan sebagai data yang bisa diatur sendiri.
- 03
Penawaran tersegel sampai waktunya dibuka
Penawaran yang masuk tidak bisa dilihat siapa pun — termasuk pegawai internal — sampai jadwal pembukaan tiba. Ini bukan soal kesopanan, tapi soal proses yang harus bisa dipertanggungjawabkan.
- 04
Setiap perubahan meninggalkan jejak yang tidak bisa dihapus
Siapa mengubah apa, kapan, dan dari nilai berapa ke berapa. Termasuk adendum kontrak. Saat ada pemeriksaan, yang dibutuhkan bukan kesimpulan tapi urutan kejadiannya.
04 — Hasilnya
Dipakai untuk pengadaan sungguhan selama empat tahun.
Ketiga aplikasi berjalan di lingkungan produksi dan dipakai untuk pengadaan yang sebenarnya, bukan uji coba. Kami merawatnya selama empat tahun, melewati beberapa kali perubahan struktur organisasi dan aturan internal.
Perubahan aturan itu bisa diikuti tanpa pengembangan ulang, karena jenjang persetujuannya memang dirancang untuk diubah dari luar.
05 — Yang membuatnya bertahan
Yang diminta bukan cepat, tapi bisa dijelaskan.
Di sistem pengadaan, mempercepat proses dengan melompati langkah justru merugikan — karena yang dinilai bukan kecepatannya, tapi apakah setiap keputusan bisa ditunjukkan kembali.
Jadi kami tidak pernah membuat jalan pintas, meski secara teknis mudah. Sistem yang membiarkan satu langkah dilewati akan menyulitkan kliennya justru pada saat paling genting: ketika diperiksa.