01 — Situasinya
Tiga jenis pengguna, kepentingan yang berbeda-beda.
Klien kami menyelenggarakan program vaksinasi berbayar untuk instansi — perusahaan, dinas, dan organisasi mendaftarkan karyawannya secara kolektif. Acaranya berpindah kota, dan setiap acara punya kuota, harga, dan fasilitas kesehatan pelaksananya sendiri.
Satu sistem harus melayani tiga pihak sekaligus:
- Peserta — mendaftar dan membayar dari ponsel, sering di luar jam kerja.
- Tenaga kesehatan — mengisi rekam medis di lokasi acara, berdiri, cepat, sinyal seadanya.
- Penyelenggara & instansi — memantau kuota, tagihan kolektif, dan laporan setelah acara.
02 — Masalahnya
Beban yang menumpuk, bukan beban yang besar.
Sistem dengan seribu pengguna per hari itu mudah. Sistem dengan seribu pengguna dalam satu jam, di satu gedung, lewat satu jaringan yang sama — itu masalah yang sama sekali berbeda.
Di hari acara, semuanya terjadi bersamaan: peserta antre sambil menyegarkan halaman, tenaga kesehatan menyimpan rekam medis satu per satu, dan tanda tangan persetujuan ditorehkan langsung di layar ponsel. Kalau satu bagian melambat, antrean fisik di lokasi ikut memanjang — dan yang menunggu bukan angka di dasbor, tapi orang yang berdiri.
Tiga hal yang paling mudah membuatnya berantakan:
- Peserta ganda. Satu orang didaftarkan dua kali — sendiri dan oleh instansinya. Kuota terpakai palsu, tagihan dobel.
- Kuota terlampaui. Vaksin yang dibawa ke lokasi jumlahnya tetap. Kelebihan pendaftar berarti ada orang yang datang dan pulang dengan tangan kosong.
- Pekerjaan berat menahan layar. Membuat kwitansi, sertifikat, dan mengirim surel — kalau dikerjakan saat tombol ditekan, peserta menunggu.
Yang menunggu bukan angka di dasbor, tapi orang yang berdiri di lokasi.
03 — Yang kami lakukan
Merancangnya untuk hari terburuk, bukan hari biasa.
Lima keputusan yang menentukan, semuanya diambil sebelum satu baris pun ditulis.
- 01
Pekerjaan berat dipindah ke belakang layar
Kwitansi, sertifikat, dan surel tidak dibuat saat tombol ditekan — semuanya masuk antrean dan dikerjakan proses terpisah. Peserta mendapat balasan seketika; berkasnya menyusul beberapa detik kemudian. Ini satu perubahan yang paling besar dampaknya terhadap kecepatan di hari acara.
- 02
Kuota dengan cadangan, bukan kuota pas-pasan
Setiap acara punya batas peserta, ditambah cadangan kecil di atasnya. Alasannya bukan teknis tapi lapangan: selalu ada yang batal di menit terakhir, dan selalu ada yang datang tanpa mendaftar. Cadangan itu yang membuat penyelenggara tidak perlu menolak orang di pintu.
- 03
Penyaringan peserta ganda di dua titik
Nomor identitas diperiksa saat peserta mendaftar sendiri, dan diperiksa lagi saat instansi mengunggah daftar karyawan sekaligus. Dua jalur masuk, dua penyaring — karena satu penyaring di satu titik selalu bisa dilewati dari jalur yang lain.
- 04
Rekam medis dirancang untuk ponsel di lapangan
Bukan versi kecil dari tampilan komputer. Formulirnya pendek, tombolnya besar, dan pertanyaan yang jarang berubah sudah terisi lebih dulu. Tanda tangan persetujuan ditorehkan langsung di layar dan langsung menempel ke dokumen peserta, lengkap dengan kode pemeriksaan untuk memastikan dokumennya asli.
- 05
Diuji di tempat, di ponsel peserta sungguhan
Pengujian terakhir tidak dilakukan dari kantor. Kami mengukurnya di lokasi acara, di perangkat peserta, lewat jaringan seluler yang benar-benar mereka pakai. Angka yang keluar dari laptop pengembang selalu terlalu bagus untuk dipercaya.
04 — Hasilnya
Belum pernah tumbang sekali pun.
Sejak dirilis, sistem ini berjalan melewati banyak acara di kota berbeda tanpa satu kali pun berhenti melayani. Waktu muat halaman bertahan di kisaran satu sampai lima detik — dan itu bukan angka dari alat pemantau, tapi hasil pengukuran langsung di ponsel peserta yang sedang mengantre.
Penyelenggara bisa membuka laporan per acara tanpa menunggu rekap manual, dan instansi menerima tagihan kolektif yang jumlahnya cocok dengan jumlah peserta yang benar-benar hadir.
Sistemnya masih kami rawat sampai sekarang, dan terus bertambah fiturnya mengikuti kebutuhan program yang berkembang.
05 — Yang membuatnya bertahan
Keputusan yang tidak terlihat dari luar.
Kalau sistem ini dilihat sekilas, tidak ada yang istimewa — formulir pendaftaran, halaman bayar, dan formulir rekam medis. Yang membuatnya bertahan justru hal-hal yang tidak kelihatan.
Kami menolak menghitung apa pun secara langsung di layar. Setiap angka yang mahal dihitung — sisa kuota, total tagihan, rekap laporan — disiapkan lebih dulu dan disimpan, bukan dihitung ulang setiap kali halaman dibuka. Di hari biasa perbedaannya tidak terasa. Di hari acara, perbedaannya adalah antrean yang jalan atau antrean yang macet.
Kami mengasumsikan jaringan akan buruk. Setiap aksi penting dirancang aman kalau diulang — kalau tenaga kesehatan menekan simpan dua kali karena layarnya lama merespons, datanya tetap satu, bukan dua.
Kami membatasi apa yang bisa dilihat siapa sejak awal, bukan menambalnya belakangan. Fasilitas kesehatan hanya melihat pesertanya sendiri, instansi hanya melihat karyawannya, dan data identitas disamarkan di laporan yang tidak memerlukannya.