01 — Situasinya
Satu pasien, tujuh meja, tujuh catatan.
Klien kami menjalankan jaringan klinik dengan beberapa cabang. Satu kunjungan pasien melewati banyak meja: pendaftaran, poli, laboratorium, farmasi, lalu kasir. Dulu tiap meja punya catatannya sendiri.
Akibatnya nomor rekam medis yang sama bisa punya versi berbeda di tiap meja, obat yang keluar dari farmasi tidak selalu cocok dengan yang ditagihkan kasir, dan laporan keuangan baru bisa disusun berhari-hari setelah bulannya lewat.
02 — Masalahnya
Sistem kesehatan tidak boleh berhenti untuk diperbaiki.
Kami masuk saat sistemnya sudah berjalan dan pasien tetap datang setiap hari. Tidak ada jendela waktu untuk mematikannya, dan tidak ada versi lain yang bisa dipakai sementara.
Tiga hal yang paling sering menimbulkan selisih:
- Kode barang di tagihan tidak sama dengan kode di stok. Obat berkurang di gudang tapi tidak muncul di tagihan, atau sebaliknya.
- Nomor rekam medis dipakai dua orang berbeda. Terjadi kalau pendaftaran dilakukan di dua cabang pada waktu berdekatan.
- Pendapatan tidak sampai ke buku besar. Kasir mencatat, tapi jurnalnya tidak terbentuk — jadi laporan keuangannya kosong meski uangnya masuk.
03 — Yang kami lakukan
Menutup jalan masuk selisihnya, satu per satu.
Lima keputusan, dikerjakan sambil sistemnya tetap melayani pasien.
- 01
Satu daftar barang, dipakai stok dan tagihan sekaligus
Selisih antara yang keluar dari gudang dan yang ditagihkan hampir selalu berasal dari dua daftar yang berbeda. Kami satukan jadi satu sumber, sehingga barang yang tidak ada di stok tidak bisa muncul di tagihan.
- 02
Nomor rekam medis dikunci di tingkat basis data
Bukan hanya diperiksa di layar. Kalau dua cabang mendaftarkan pada detik yang sama, yang kedua ditolak oleh basis datanya sendiri — bukan mengandalkan pemeriksaan di aplikasi yang bisa terlewat saat dua proses berjalan bersamaan.
- 03
Setiap transaksi kasir membentuk jurnalnya sendiri
Pendapatan tidak lagi dicatat ulang secara manual di akhir bulan. Begitu kasir menutup transaksi, jurnalnya terbentuk saat itu juga ke akun yang benar — termasuk memisahkan pendapatan klinik, laboratorium, dan tindakan.
- 04
Bagan akun disamakan persis dengan yang dipakai bagian keuangan
Kami tidak membuat bagan akun versi sistem. Yang dipakai adalah bagan akun yang memang sudah dipakai bagian keuangan klien, supaya laporannya bisa langsung dibaca tanpa penerjemahan.
- 05
Perbaikan dilakukan bertahap, bukan sekali potong
Tiap modul distabilkan lebih dulu sebelum yang berikutnya disentuh. Lebih lambat, tapi tidak pernah ada hari di mana klinik tidak bisa melayani karena sistemnya sedang diperbaiki.
04 — Hasilnya
Menyerap kontrak besar yang sebelumnya tidak mungkin diambil.
Sistemnya kini menyimpan kurang lebih 33 ribu registrasi. Bulan tersibuknya mencatat kurang lebih 17 ribu registrasi — sekitar dua puluh kali bulan biasa — dengan puncak sekitar 3.800 dalam satu hari.
Lonjakan itu datang dari kontrak pemeriksaan kesehatan korporat berskala besar. Pekerjaan sebesar itu tidak bisa diambil sebelum sistemnya ada: pendaftaran ribuan orang, kuota per lokasi, tagihan kolektif per perusahaan, dan rekam medis yang diisi di lapangan tidak mungkin dijalankan dengan kertas.
Sistemnya menyerap lonjakan itu tanpa dibangun ulang.
05 — Yang membuatnya bertahan
Yang dijaga bukan fiturnya, tapi angkanya.
Di sistem klinik, kesalahan tidak berhenti di layar. Salah kode barang jadi salah tagihan; salah jurnal jadi salah laporan pajak. Jadi yang kami jaga paling ketat bukan tampilannya, tapi rantai angkanya — dari barang keluar, ke tagihan, ke jurnal, sampai ke laporan.
Setiap perhitungan yang menyangkut uang kami uji ulang sendiri sebelum masuk pengujian resmi. Bukan karena pengujiannya tidak dipercaya, tapi karena kesalahan hitungan biasanya baru ketahuan berbulan-bulan kemudian, saat memperbaikinya jauh lebih mahal.